Q-Group: ERP is de aorta van de onderneming

| Afdrukken |

Q-group uit Lokeren is een jonge, dynamische holding met stevige roots in de voedingsindustrie. Als Belgische entiteit zijn ze een sterke speler in meerdere EU-landen. Dankzij jarenlange inspanningen op het vlak van kwaliteit, voedselveiligheid en traceerbaarheid, behoort de Q-group tot de top van de vleesverwerkende sector. Deze positie wil Q-group verder versterken door te blijven focussen op een all-in-one aanpak. Een goed uitgebouwde ERP-visie draagt bij tot het succes van deze Oost-Vlaamse kmo. De Economische Raad voor Oost-Vlaanderen ging samen met Luc Verhulst, uitvoerend voorzitter Raad van Bestuur Q-group en CEO Q-food, in op het ERP-verhaal van de Q-group.

Eén visie, drie pijlers

“ERP is de aorta van de onderneming. Door de keuze voor ERP, wisten we dat we afhankelijk werden van het systeem. Het altijd operationeel houden van het systeem is voor Q-group dus van cruciaal belang.”
Luc Verhulst – uitvoerend voorzitter Raad van Bestuur

Met drie bedrijven, Q-beef, Q-meat en Q-food, is Q-group een all-round speler die volledige controle heeft op de voedselketting. Een ketting die start met een eigen veestapel en extra aankopen op de veemarkten en eindigt bij het afgewerkte product voor de consumenten. De behoeften van de klant zijn voor Q-group cruciaal. De eigen besteldienst, een ongekende flexibiliteit, technologische productielijnen en productie op maat van de klant bewijzen de klantgedrevenheid van de onderneming. Vandaag telt Q-group ongeveer 120 werknemers en haalt het bedrijf een omzet van bijna 52 miljoen euro.

Q-group blijft zijn roots trouw. Centraal daarbij staat de kweek van eigen runderen, een activiteit die in 1973 opgestart werd onder de naam Vee- en vleesgroothandel De Bruycker gebr. en sinds 2003 opereert onder de naam Q-Beef. Dankzij die ervaring bouwden ze een stevige reputatie op als houder van eigen runderen en aankoper op de veemarkten. Een reputatie die steunt op kwaliteit en betrouwbaarheid.

Q-meat, gestart in 1992 als vleesverwerkend familiebedrijf, verwierf het vertrouwen van zijn klanten door service en betrouwbaarheid en baande zich zo een weg in zijn thuismarkt. Al snel wist het bedrijf zich te manifesteren op internationaal niveau. Het ontplooide zich tot een industriële partner in de vleesverwerkende sector. Naast de import van rundvlees uit o.a. Nederland, Duitsland, Spanje, Italië en Polen, exporteert Q-meat producten naar 17 landen binnen en buiten Europa. Het huidige klantenbestand weerspiegelt deze internationale positie en ambitie van Q-meat.

Q-food is de jongste telg binnen Q-group en is actief binnen de ruimere markt van de voeding. De basisactiviteit van Q-food is de verwerking van vlees tot diverse vleesbereidingen. Naast producten uit eigen verwerking waaronder vers vlees, gehaktbereidingen, salades en beleg, biedt Q-food een compleet concept aan voor ziekenhuizen, scholen, bedrijfskeukens, cateraars, hotels en de out-of-home markt (sandwichbars, eethuizen).

Strategische keuzes

Een tiental jaar terug koos Q-group de strategische richting om te groeien. De verhuis in 2005 naar de nieuwe locatie in het industriepark te Lokeren ondersteunde de groeistrategie van Q-group. De ICT-omgeving moest echter ook klaar zijn om de bedrijfsstrategie te ondersteunen en de stap naar een ERP-systeem was noodzakelijk.
Luc Verhulst: “We vergelijken ons bedrijf graag met een voetbalclub. Vroeger speelden we in tweede provinciale, maar we hadden de ambitie hogerop te geraken. Daarom hadden we nood aan goede spelers, goede trainers, een goed veld, kortom een goede structuur en infrastructuur binnen Q-group. Alleen zo geraak je in eerste klasse, doe je mee voor de prijzen en kan je Europees spelen.”

Nood aan operationele beheersbaarheid

Het ERP-systeem moest inspelen op knelpunten waarmee Q-group kampte: een groeiend artikelenbestand, de complexiteit van het bijhouden van recepturen, het berekenen van kostprijzen, het bijhouden van voorraden en verdere integratie van bedrijfsinformatie.
Er werd gezocht naar een ERP-leverancier met ervaring in de voedingssector, die een systeem kon aanbieden dat kon inspelen op de noden van de Q-group. Uiteindelijk viel de keuze op ReflexSystems en hun systeem Reflex 3000 (vroeger genaamd B&B Slasoft en het pakket Vers 3000). De positieve samenwerking is reeds 10 jaar aan de gang.
Luc Verhulst, uitvoerend voorzitter raad van bestuur: “Q-group had een graad van maturiteit en complexiteit bereikt waarop een centraal informatiesysteem nodig was. Een ERP-systeem moest zorgen voor operationele beheersbaarheid. Efficiëntie moest worden nagestreefd in de processen en het systeem want inefficiëntie moet je nu eenmaal niet automatiseren.”

Implementatie doorheen de jaren

Het modulaire pakket werd door de jaren heen stapsgewijs ingevoerd binnen Q-group. De focus werd de eerste jaren gelegd op de productie, de kernactiviteit van Q-group, en stelselmatig werden meer en meer functionaliteiten ingevoerd en geoptimaliseerd.
Een verdere uitwerking van de inkoop- en verkoopadministratie, het voorraadbeheer, het relatiebeheer en een koppeling met de boekhouding zorgden voor meer efficiëntie binnen Q-group.
De laatste jaren investeerde Q-Group ook sterk in de ICT-infrastructuur en ICT-beveiliging omdat het bedrijf sterk afhankelijk is van de werking van het ERP-systeem.
Luc Verhulst: “ERP is de aorta van de onderneming. Door de keuze voor ERP, wisten we dat we afhankelijk werden van het systeem. Het altijd operationeel houden van het systeem is voor Q-group dus van cruciaal belang.”

Het belang van competenties

In de zomer 2009 besliste Q-Group ook om een ERP/IT-manager aan te werven om de verdere uitbouw van het ERP-systeem te ondersteunen en de voordelen ervan te maximaliseren.
Luc Verhulst: “Dit bewijst opnieuw hoeveel belang we aan efficiëntie en procesoptimalisatie hechten. Operationele beheersbaarheid, het verminderen van foutenlasten en tijdswinst zijn maar enkele van de vele voordelen van dit procesdenken. Met de aanwerving van een ERP/IT-manager hebben de medewerkers nu een centraal aanspreekpunt over het ERP-systeem.”

Nieuwe uitdagingen

ERP is een business project en is binnen Q-group zeker nog niet ten einde. Q-group zal het ERP-systeem verder optimaliseren om zo alle opportuniteiten van het systeem te gebruiken. Momenteel bouwt Q-group volop aan een nieuwe E-commerce website met een koppeling naar het ERP-systeem.
Luc Verhulst: “Deze nieuwe website moet ervoor zorgen dat klanten hun bestellingen volledig online kunnen plaatsen en dat we zo nog meer efficiëntie kunnen nastreven binnen Q-group. Ook op het vlak van rapportering en managementinformatie hebben we nog wat werk voor de boeg. Kortom, we moeten verder werken om zoveel mogelijk uit het pakket te halen. ERP is immers een continu proces en we hebben nog groeimogelijkheden.”

Q-food nam deel aan het project SCHERP: vormings- en begeleidingsprogramma SCHERP 2009.

Meer informatie? Zie overzicht artikels of contacteer Jeroen Persyn (09/267 86 24)