Eerst de processen, daarna de ICT. Het selecteren van bedrijfssoftware voor kmo's

| Afdrukken |

Stefaan De Muynck, zaakvoerder van BS-Essentials, overliep het selectietraject van bedrijfssoftware (ERP) en besteedde aandacht aan de cruciale factoren die dit proces bepalen. Hij somde tien belangrijke punten op:

• voorzie een gestructureerde aanpak
• zorg voor realistische verwachtingen
• focus op business
• maak goed afspraken
• zorg voor een objectieve werkwijze
• spreek duidelijke taal
• zorg voor de juiste mensen en middelen
• wees voorzichtig met maatwerk
• betrokkenheid is cruciaal
• faseer.

Volgens Stefaan De Muynck komen drie fouten nog veel voor: onderschatting, geen plan of een plan dat niet wordt gevolgd en het lot teveel in handen leggen van de leveranciers.

Jeroen De Paepe, zaakvoerder van Zorros, beklemtoonde om alles in de juiste volgorde te behandelen: eerst de processen overlopen, dan pas nadenken over de informatiesystemen. Bedrijfsprocessen moeten de operationele vertaling zijn van de bedrijfsstrategie. ICT is vervolgens het middel (en niet het doel) om die bedrijfsprocessen zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. De flexibiliteit van een ICT-systeem is volgens hem ook een belangrijke factor. Als een kmo overgaat naar een nieuwe ICT-oplossing is het van cruciaal belang dat deze kan aangepast worden aan veranderende processen.

Alex Dossche, managing partner bij ERP-leverancier The Missing Link, gaf zijn visie op lastenboeken. De term lastenboek heeft een negatieve bijklank: ‘lasten’ en ‘boek’. Betere termen zijn RFI en RFP. RFI of Request for information staat voor vraag om informatie en RFP of Request for proposal is een vraag om een voorstel. Natuurlijk draait het uiteindelijk niet om termen, maar om het feit dat het voor de kmo erg belangrijk is om een aantal zaken neer te schrijven. Hij raadde aan om een document op te stellen, waarin men een beschrijving geeft van de organisatie, de missie van het bedrijf, wat de doelstellingen zijn en hoe men die door ondermeer gebruik te maken van een ERP-pakket wil bereiken. “Omschrijf duidelijk het niveau van ondersteuning die je wenst op gebied van implementatie, opleiding en het uitschrijven en eventueel aanpassen van bestaande processen”, aldus Alex Dossche. Het neergeschreven document zal een instrument worden voor het hele traject en kan men later aan het eventueel contract toevoegen.

EROV organiseerde deze sessie ‘Eerst de processen, daarna de ICT. Het selecteren van bedrijfssoftware voor kmo's’ op maandag 9 mei 2011 in het kader van het project SCHERP. EROV verhoogt met het project SCHERP het ICT-bewustzijn bij kmo's en laat de kmo's beslissen op basis van objectieve informatie, welke ICT-structuur de hoogste performantie verzekert. Meer info bij Jeroen Persyn (09 267 86 24), projectcoördinator ICT en ERP bij EROV.

Presentaties

Voorstelling EROV-SCHERP door Jeroen Persyn
Het selecteren van bedrijfssoftware voor kmo's door Stefaan De Muynck
Processen eerst, informatiesytemen daarna door Jeroen De Paepe
Lastenboeken, een last of een lust voor een leverancier door Alex Dossche