Hoe kan je na een periode van social distancing terug verbinding vinden? Hoe communiceer je opnieuw met werknemers, klanten en partners? Evelyne Sinnaeve, experte employer branding en interne communicatie bij Delsi, geeft enkele handige tips over interne communicatie mee.

Ik vertel je niets nieuws als ik je zeg dat het coronavirus voor heel wat opschudding heeft gezorgd. Van de ene dag op de andere gingen we van ‘oh niets aan de hand’ naar een totaal andere realiteit. En nu is het opnieuw zover. Binnen enkele dagen starten veel bedrijven opnieuw op. Of je nu van thuis uit werkte, technische werkloos was of toch nog steeds aan het werk, iedereen gaat opnieuw naar een nieuwe en andere versie van de realiteit.

En dat boezemt angst in. Mensen zitten met veel vragen zoals:

  • Gaan er ontslagen vallen?
  • Hoe garandeert mijn werkgever mijn gezondheid?
  • Welke nieuwe regels zijn er?
  • Hoeveel mogen we blijven thuiswerken?
  • Welke regels zijn er permanent?
  • Wat gebeurt er bij een nieuwe uitbraak?

Maar ook heel persoonlijke vragen zoals:

  • Wat is de impact op mijn persoonlijke realiteit?
  • Hoe vertaalt zich dat voor mij?
  • Wat verandert er voor mij specifiek?
  • Welke nieuwe procedures of richtlijnen zijn er voor mij?
  • Wat wordt er van mij verwacht?
  • Ik word terug verwacht, maar er is geen opvang voor de kinderen. Hoe lossen we dat op?

En al deze vragen en onzekerheden, dat bezorgt ons stress en angst. En ons brein tracht ons daartegen te beschermen door die vragen en blinde vlekken in te vullen met veronderstellingen en assumpties. Maar in sommige gevallen kunnen die veronderstellingen aanleiding geven tot roddels en geruchten. En dat willen we net vermijden.

6 sleutelbegrippen voor een goede heropstart van communicatie

  1. Het is dus essentieel en uitermate belangrijk dat je op voorhand al informatie meegeeft naar de mensen, zodat je ze kan geruststellen.
  2. Maar wees tegelijk ook heel eerlijk. Zeg waar het op staat en hoe je de situatie nu en de toekomst ziet. En wat de volgende stappen zijn.
  3. Vertel over wat jullie concreet gaan doen om de gezondheid van je medewerkers te garanderen.
  4. Daarnaast appreciëren mensen altijd als je ze bedankt voor hun inspanningen. En dat kan met iets concreets zoals een bloemetje of een persoonlijk kaartje.
  5. Luister empathisch en oprecht naar hun bezorgdheden en
  6. Blijf gedurende het ganse proces toegankelijk voor hun vragen.

Edelman, voert jaarlijks een ‘vertrouwen’ barometer uit en dit jaar deden ze extra onderzoek tijdens de coronaperiode. Uit deze studie blijkt dat mensen naar hun werkgever kijken als meest betrouwbare bron van informatie. Zo’n 62% van de werknemers doet dat. Dat is net onder het vertrouwen in wetenschappers, maar dus ook wel meer dan het vertrouwen in de overheid of de media. Dat betekent concreet dat al je medewerkers naar jou als werkgever kijken om hen te vertellen hoe de vork in de steel zit.

Een goed contentplan als hulpmiddel

Om al deze informatie goed tot bij je medewerkers te krijgen en ervoor te zorgen dat je niets vergeet maak je best op voorhand een contentplan op. Een genre van blauwdruk waarbij je de verschillende informatiemomenten in kaart brengt en wat je nodig hebt om dat effectief uit te voeren:

  • Wat ga je vertellen? En wanneer? Welk materiaal heb je nodig? Moeten er nog foto’s zijn? Wie gaat die teksten schrijven? Via welk kanaal ga je die informatie verspreiden: poster, video, mail, intranet, sms, schermen? Wie gaat het bericht verspreiden?

Enkele handige tips

Je hebt met de heropstart wel wat zaken te vertellen aan je mensen: over hygiëne, afstandsregels, aantal mensen in een vergaderzaal, wat met de lift of trap, wat in een productieomgeving, hoeveel keer gaan we het stuur van de camionette reinigen, thuiswerken, receptie bemannen, mondmaskers of niet, …

Dit kan je op verschillende manieren doen. Een belangrijke tip hierbij is dat je steeds communicatie opmaakt en die opsplitst per doelgroep. Dit wil zeggen dat er misschien andere informatie van toepassing is voor bedienden dan voor meer operationele profielen. Is dat zo? Maak dan twee aparte communicatielijsten op. Mensen hebben de neiging nogal snel af te haken als de informatie niet relevant is voor hen. Zo heb je hun aandacht ook niet meer als het net wel weer relevant wordt voor hen.

Stap 1

  1. Maak een overzicht van de nieuwe regels
  2. En verdeel die regels over de verschillende werksituaties van je medewerkers: inkom, bureau, parking, camionette, productiehal, magazijn, …
  3. En wie daar allemaal in komt.

Maak een tabel en duid de verschillende zaken met kruisjes aan. Zo heb je in 1 oogopslag een blauwdruk van je basisinformatie.

Stap 2

  1. Geef de nieuwe richtlijnen door via ALLE communicatiekanalen die je ter beschikking hebt. Iedereen heeft een andere manier om communicatie te gebruiken, dus om er zeker van te zijn dat je niemand mist gebruik je ze best allemaal.
  2. Maak ze zo visueel mogelijk. Mensen zijn heel slecht in het inschatten van bepaalde zaken zoals afstanden. Dus neem iets dat je kent vanuit je praktijk. Een kast, een muur, een pallet, de breedte van een gang, … om die breedte aan te duiden. Werk met pictogrammen.
  3. Maak je communicatie positief, constructief en eenvoudig. Mensen moeten in 1 oogopslag weten waarover het gaat. En geef ook maar 1 optie. Affiches met ‘niet zo, maar zo’, zijn heel moeilijk te verstaan. Ons brein kan daar niet mee om. Veel beter zijn affiches met ‘zo moet het’
  4. Maak affiches per ruimte. Op die affiche vermeld je enkel de richtlijnen geldig voor die ruimte.
  5. En verzamel alle richtlijnen ook nog eens op 1 centrale plaats die toegankelijk is voor iedereen en die als referentiepunt dient voor iedereen. Dat mag een affiche in een gang zijn, maar kan ook perfect digitaal op een intranet.

Stap 3

Er zijn 3 grote momenten wanneer je moet communiceren

  1. Op voorhand. Dit wil zeggen nu. Alles wat je nu al weet, vertel je al. En je geeft ook mee dat deze informatie kan veranderen met de nieuwe richtlijnen die gaan komen via de overheid.
  2. Net voor de eerste dag terug. Stel ze hier ook gerust dat je alles onder controle hebt voor de heropstart. Dat je medewerkers met een gerust hart terug kunnen komen werken.
  3. De eerste dag terug organiseer je best een infomoment, desnoods in kleinere groepjes waarbij je ook kan luisteren naar de bezorgdheden van de werknemers.
  4. En nadien. 1 tip hierin; herhaal, herhaal, herhaal. Mensen vergeten veel. Dus op regelmatige tijdstippen hier op terugkomen is belangrijk.
  5. Communiceer ook zo snel mogelijk na de bekendmaking van de nieuwe richtlijnen. Hoe sneller je dat kan doen, hoe meer impact je zal hebben.

En nog een bonus tip

Er wordt vandaag veel promotie gemaakt voor mondmaskers en bedrijven gaan die ook massaal voorzien voor hun medewerkers. Maak optimaal gebruik van die mondmaskers. Want je kan die maskers ook volledig personaliseren naar je bedrijf. Enkel een logo er op zetten is een gemiste kans. Werk aan je verbinding met je werknemers, aan je waardering voor hun inspanningen en gebruik die mondmaskers als bevestiging daarvan.  Laat ze personaliseren per persoon of gebruik ze om op een ludieke manier je waarden nog eens in de kijker te stellen. Mogelijkheden troef!

But nothing the copy said could convince her

and so it didn’t take long until a few insidious

Copy Writers ambushed her