Blog: tips voor interne communicatie

Hoe kan je na een periode van social distancing terug verbinding vinden? Hoe communiceer je opnieuw met werknemers, klanten en partners? Evelyne Sinnaeve, experte employer branding en interne communicatie bij Delsi, geeft enkele handige tips over interne communicatie mee. 

• BLOG 1: Waarom moet ik communiceren met mijn medewerkers?
• BLOG 2: Hoe bind ik mijn werknemers aan mijn organisatie?
• BLOG 3: Van klassieke communicatie naar sociale communicatie

BLOG 1: Waarom moet ik communiceren met mijn medewerkers?

Ik vertel je niets nieuws als ik je zeg dat het coronavirus voor heel wat opschudding heeft gezorgd. Van de ene dag op de andere gingen we van ‘oh niets aan de hand’ naar een totaal andere realiteit. En nu is het opnieuw zover. Binnen enkele dagen starten veel bedrijven opnieuw op. Of je nu van thuis uit werkte, technische werkloos was of toch nog steeds aan het werk, iedereen gaat opnieuw naar een nieuwe en andere versie van de realiteit.

En dat boezemt angst in. Mensen zitten met veel vragen zoals:

• Gaan er ontslagen vallen?
• Hoe garandeert mijn werkgever mijn gezondheid?
• Welke nieuwe regels zijn er?
• Hoeveel mogen we blijven thuiswerken?
• Welke regels zijn er permanent?
• Wat gebeurt er bij een nieuwe uitbraak?

Maar ook heel persoonlijke vragen zoals:

• Wat is de impact op mijn persoonlijke realiteit?
• Hoe vertaalt zich dat voor mij?
• Wat verandert er voor mij specifiek?
• Welke nieuwe procedures of richtlijnen zijn er voor mij?
• Wat wordt er van mij verwacht?
• Ik word terug verwacht, maar er is geen opvang voor de kinderen. Hoe lossen we dat op?

En al deze vragen en onzekerheden, dat bezorgt ons stress en angst. En ons brein tracht ons daartegen te beschermen door die vragen en blinde vlekken in te vullen met veronderstellingen en assumpties. Maar in sommige gevallen kunnen die veronderstellingen aanleiding geven tot roddels en geruchten. En dat willen we net vermijden.

6 sleutelbegrippen voor een goede heropstart van communicatie

1. Het is dus essentieel en uitermate belangrijk dat je op voorhand al informatie meegeeft naar de mensen, zodat je ze kan geruststellen.
2. Maar wees tegelijk ook heel eerlijk. Zeg waar het op staat en hoe je de situatie nu en de toekomst ziet. En wat de volgende stappen zijn.
3. Vertel over wat jullie concreet gaan doen om de gezondheid van je medewerkers te garanderen.
4. Daarnaast appreciëren mensen altijd als je ze bedankt voor hun inspanningen. En dat kan met iets concreets zoals een bloemetje of een persoonlijk kaartje.
5. Luister empathisch en oprecht naar hun bezorgdheden en
6. Blijf gedurende het ganse proces toegankelijk voor hun vragen.

Edelman, voert jaarlijks een ‘vertrouwen’ barometer uit en dit jaar deden ze extra onderzoek tijdens de coronaperiode. Uit deze studie blijkt dat mensen naar hun werkgever kijken als meest betrouwbare bron van informatie. Zo’n 62% van de werknemers doet dat. Dat is net onder het vertrouwen in wetenschappers, maar dus ook wel meer dan het vertrouwen in de overheid of de media. Dat betekent concreet dat al je medewerkers naar jou als werkgever kijken om hen te vertellen hoe de vork in de steel zit. 

Een goed contentplan als hulpmiddel

Om al deze informatie goed tot bij je medewerkers te krijgen en ervoor te zorgen dat je niets vergeet maak je best op voorhand een contentplan op. Een genre van blauwdruk waarbij je de verschillende informatiemomenten in kaart brengt en wat je nodig hebt om dat effectief uit te voeren:

• Wat ga je vertellen? En wanneer? Welk materiaal heb je nodig? Moeten er nog foto’s zijn? Wie gaat die teksten schrijven? Via welk kanaal ga je die informatie verspreiden: poster, video, mail, intranet, sms, schermen? Wie gaat het bericht verspreiden?

Enkele handige tips

Je hebt met de heropstart wel wat zaken te vertellen aan je mensen: over hygiëne, afstandsregels, aantal mensen in een vergaderzaal, wat met de lift of trap, wat in een productieomgeving, hoeveel keer gaan we het stuur van de camionette reinigen, thuiswerken, receptie bemannen, mondmaskers of niet, …

Dit kan je op verschillende manieren doen. Een belangrijke tip hierbij is dat je steeds communicatie opmaakt en die opsplitst per doelgroep. Dit wil zeggen dat er misschien andere informatie van toepassing is voor bedienden dan voor meer operationele profielen. Is dat zo? Maak dan twee aparte communicatielijsten op. Mensen hebben de neiging nogal snel af te haken als de informatie niet relevant is voor hen. Zo heb je hun aandacht ook niet meer als het net wel weer relevant wordt voor hen.

Stap 1

1. Maak een overzicht van de nieuwe regels
2. En verdeel die regels over de verschillende werksituaties van je medewerkers: inkom, bureau, parking, camionette, productiehal, magazijn, …
3. En wie daar allemaal in komt.

Maak een tabel en duid de verschillende zaken met kruisjes aan. Zo heb je in 1 oogopslag een blauwdruk van je basisinformatie.

Stap 2

1. Geef de nieuwe richtlijnen door via ALLE communicatiekanalen die je ter beschikking hebt. Iedereen heeft een andere manier om communicatie te gebruiken, dus om er zeker van te zijn dat je niemand mist gebruik je ze best allemaal.
2. Maak ze zo visueel mogelijk. Mensen zijn heel slecht in het inschatten van bepaalde zaken zoals afstanden. Dus neem iets dat je kent vanuit je praktijk. Een kast, een muur, een pallet, de breedte van een gang, … om die breedte aan te duiden. Werk met pictogrammen.
3. Maak je communicatie positief, constructief en eenvoudig. Mensen moeten in 1 oogopslag weten waarover het gaat. En geef ook maar 1 optie. Affiches met ‘niet zo, maar zo’, zijn heel moeilijk te verstaan. Ons brein kan daar niet mee om. Veel beter zijn affiches met ‘zo moet het’
4. Maak affiches per ruimte. Op die affiche vermeld je enkel de richtlijnen geldig voor die ruimte.
5. En verzamel alle richtlijnen ook nog eens op 1 centrale plaats die toegankelijk is voor iedereen en die als referentiepunt dient voor iedereen. Dat mag een affiche in een gang zijn, maar kan ook perfect digitaal op een intranet.

Stap 3

Er zijn 3 grote momenten wanneer je moet communiceren

1. Op voorhand. Dit wil zeggen nu. Alles wat je nu al weet, vertel je al. En je geeft ook mee dat deze informatie kan veranderen met de nieuwe richtlijnen die gaan komen via de overheid.
2. Net voor de eerste dag terug. Stel ze hier ook gerust dat je alles onder controle hebt voor de heropstart. Dat je medewerkers met een gerust hart terug kunnen komen werken.
3. De eerste dag terug organiseer je best een infomoment, desnoods in kleinere groepjes waarbij je ook kan luisteren naar de bezorgdheden van de werknemers.
4. En nadien. 1 tip hierin; herhaal, herhaal, herhaal. Mensen vergeten veel. Dus op regelmatige tijdstippen hier op terugkomen is belangrijk.
5. Communiceer ook zo snel mogelijk na de bekendmaking van de nieuwe richtlijnen. Hoe sneller je dat kan doen, hoe meer impact je zal hebben.

En nog een bonus tip

Er wordt vandaag veel promotie gemaakt voor mondmaskers en bedrijven gaan die ook massaal voorzien voor hun medewerkers. Maak optimaal gebruik van die mondmaskers. Want je kan die maskers ook volledig personaliseren naar je bedrijf. Enkel een logo er op zetten is een gemiste kans. Werk aan je verbinding met je werknemers, aan je waardering voor hun inspanningen en gebruik die mondmaskers als bevestiging daarvan.  Laat ze personaliseren per persoon of gebruik ze om op een ludieke manier je waarden nog eens in de kijker te stellen. Mogelijkheden troef!

BLOG 2: Hoe bind ik mijn werknemers aan mijn organisatie?

Onze manier van werken is volledig door elkaar geschud. En voor veel bedrijven is deze nieuwe manier van werken verrassend plots gekomen. Velen waren nog niet klaar om bepaalde stappen te zetten. En moesten van de ene dag op de andere mensen van thuis uit laten werken en hadden daar in veel gevallen ook niet de juiste technologieën voor. Andere werknemers werden op technische werkloosheid gezet.

In beide gevallen betekende dit dat er een fysieke afstand kwam tussen de werkgever en de werknemer. Een beetje zoals: uit het oog, uit het hart. En niet voor een week of twee, maar meteen voor 2 maanden en in sommige gevallen nog veel langer. En die fysieke afstand zorgt voor een verminderde relatie tussen werkgever en werknemer.

Volgens een studie van Stijn Baert, professor arbeidseconomie aan de Ugent, gaf bijna 60%, begin april, al aan dat dit een negatief effect heeft op de band met hun collega’s. Want die missen de koffieklets-momenten. De kleine babbels tussendoor. Er zijn ondertussen wel al een pak virtuele alternatieven gelanceerd, maar toch is het niet hetzelfde als de persoon ook effectief rondom jou te hebben. Heb je al enkele van die virtuele koffieklets-momenten of afterwork-momenten gedaan? Geweldig, hou vooral vol! Ze lijken futiel, maar zijn eigenlijk essentieel in de relatie tussen werkgever en werknemer.

Bijna 50% van de werknemers zegt dat deze fysieke afstand een negatief effect heeft op hun band met hun werkgever. En dat is niet ideaal. Want hoe meer we de band met de organisatie verliezen, hoe meer kans we ook hebben dat die werknemers de organisatie ook effectief gaan verlaten. En dat is nu net wat we niet willen: wanneer de economie terug aantrekt, je onvoldoende personeel hebt om het werk te doen. Bedrijven waarbij de enige band met de werkgever het loon is, hebben een duidelijke achterstand ten opzichte van organisaties waar de werknemer zich wel meer verbonden voelt met zijn werkgever en dus ook meer gemotiveerd is.

Hoog tijd dus om aan die verbinding te werken om ervoor te zorgen dat die collega’s bij jou blijven en dat ze de nieuwe regels blijven toepassen. Dit alles start met communicatie. En dan bedoel ik niet af en toe eens een mailtje versturen of wat grapjes vertellen in een Whatsappgroep.

Maar gestructureerde communicatie met een doel:

1. Je mensen informeren over wat er van hen verwacht wordt.
2. Inspireren zodat ze de nieuwe regels blijven volhouden.
3. Enthousiasmeren en aanmoedigen zodat ze die belangrijke verbinding terug opbouwen met het bedrijf en
4. Tegelijk ook luisteren naar hun bezorgdheden.

Want in de huidige situatie is je sociale communicatie belangrijk. Communicatie waarbij je niet alleen vertelt wat de nieuwe regels zijn, maar ook communicatie waarbij je rechtstreeks in gesprek gaat met je medewerkers.

Hoe?

Stap 1 is alleszins je communicatie terug opbouwen met je werknemers. Door op regelmatige basis hen op de hoogte te houden van de situatie en hen eerlijk maar tegelijk ook geruststellend te informeren. Opteer hiervoor voor een vast ritme en vertel ook iedere keer wanneer de volgende informatie zal verstuurd worden. Geef hen perspectieven over de toekomst.

Heb je momenteel nog geen vaste communicatie naar je werknemers toe; begin er dan nu aan! Let ook op je bereik! Zorg ervoor dat je iedereen effectief bereikt en ga er niet zomaar van uit dat je iedereen bereikt. De communicatie met de nieuwe regels vanuit de overheid komt snel en de tijd die je hebt om je daarop aan te passen is vaak heel kort. Het is niet omdat je een mailtje hebt verstuurd naar je mensen dat die mensen dat daarom ook altijd binnen een paar uur hebben gelezen. Zeker als ze technisch werkloos zijn of als ze geen officieel e-mailadres hebben van het werk. 

Bouw ook verschillende persoonlijke controle momenten in en organiseer op regelmatige basis mini-enquêtes bij je medewerkers. Aan de hand van een 5-tal vragen kan je goed polsen hoe goed zij zich voelen in deze situatie. Hoe weerbaar ze nog zijn. Hoeveel stress ze ervaren. Zo kan je goed bijhouden waar het goed en minder goed loopt en kan je snel ingrijpen waar nodig.

Wees positief, constructief maar vooral ook simpel en eenduidig. Zorg dat je communicatie makkelijk te verstaan is. Dat er ook maar één manier is om die informatie te interpreteren. Visuele affiches en pictogrammen werken daarbij altijd goed.

Wat ik iedere organisatie absoluut aanraad is om een motiverende video op te nemen met de zaakvoerder. Bij zo’n video primeert authenticiteit, eerlijkheid en empathie boven beeldkwaliteit. Tijdens zo’n video kan je heel oprecht vertellen wat de situatie is, wat je actieplannen zijn en hoe je werknemers daar een rol in kunnen spelen. Bedank ze ook voor hun inspanningen. Zo’n video werkt altijd goed. Vond je het leuk om te doen, dan kan je eventueel wekelijks zo’n korte video opnemen en intern verspreiden. Mensen kijken ook liever naar video, dan dat ze lange teksten lezen. 

En als laatste. Wees geduldig. Deze situatie is voor iedereen nieuw en onwennig. Iedereen gaat opnieuw zijn draai moeten vinden en dat zal zijn tijd duren. We zien momenteel ook 2 grote groepen van mensen. De pessimisten, dus diegene die alles eerder negatief inzien en dus enorm veel schrik hebben voor zichzelf, hun gezondheid en hun job. Daar heb jij als werkgever een belangrijker geruststellende rol in. En de optimisten, zij die denken dat er hen niets kan overkomen. Da’s op zich niet slecht, maar dat zijn ook de eersten die de regels niet meer zullen respecteren. Je communicatie en richtlijnen blijven herhalen en ook uitleggen waarom is dus absoluut noodzakelijk.

BLOG 3: Van klassieke communicatie naar sociale communicatie

Eigenlijk is het wel redelijk bizar dat alhoewel we vandaag met z’n allen volop actief zijn op sociale media, het tegelijk in onze bedrijven totaal nog niet ingeburgerd is. In onze privé tijd spenderen we vele uren op Facebook, LinkedIn, Instagram of Tiktok, … En dat is allemaal sociale communicatie. Dat betekent dus dat er niet alleen communicatie is vanuit een organisatie naar zijn volgers, maar dat je er ook kan op reageren via likes of comments. En er dus communicatie komt vanuit die volgers naar de organisatie toe.

Maar eens we op de werkvloer zijn, zien we dat niet meer. Nochtans is die dubbele en sociale communicatie een ware troef voor je bedrijf. Want enerzijds ga jij je werknemers informeren, het geeft tegelijk de mogelijkheid aan je werknemers om te reageren, hun fierheid te tonen en hun interesse te uiten.

Door die reacties van je medewerkers zie je ook meteen wat er leeft in je organisatie en kan je er heel wat uit afleiden: Heeft iedereen de informatie ontvangen? Hebben ze de informatie goed begrepen? Was alles duidelijk? Welke aspecten ben ik nog vergeten? Je kan als organisatie onmogelijk aan alle details hebben gedacht, maar door hen bij het proces en de uitvoering ervan te betrekken ga je je medewerkers net bevestigen in hun rol en hen ook waarderen.

Want als je een mail verstuurt, heb je eigenlijk geen flauw benul van de impact van die mail. En nog belangrijker. Is iedereen wel overtuigd van die communicatie of van die nieuwe richtlijn? Wat zijn de vragen en de bezorgdheden van de mensen? Eens je dat weet kan je ook veel persoonlijker in gesprek gaan met je medewerkers en uitleggen waarom bepaalde regels en richtlijnen er nu eenmaal komen.

Bedrijven die sociaal communiceren creëren meer impact en betrokkenheid. En net die betrokkenheid gaat het verschil maken omdat die meer betrokken medewerkers zich harder gaan willen inzetten bij dit economisch herstel. Die betrokkenheid vermindert ook het absenteïsme, het personeelsverloop en het aantal veiligheidsongevallen. Als dat allemaal niet mooi meegenomen is.

Op zich kan je dat op verschillende manieren doen. Via groepsgesprekken of zelfs een echte interne sociale communicatie tool.

Nu hoor ik je al zeggen: ah prima, ik heb een Whatsappgroepje met de collega’s dus ik ben goed bezig. Ik moet je teleurstellen. Whatsapp is geen goed alternatief. Want Whatsapp is eigenlijk een grote chaos. In zo’n Whatsapp groep heb je geen structuur, dus alle boodschappen zijn even relevant of net niet. Je kan daar ook onmogelijk echt belangrijke informatie in kwijt. Want door het informele karakter van de tool is er nul beveiliging. Iedereen kan gelijk welk bericht op eender welk moment uit de chat verder verdelen. Dan is Yammer een veel beter alternatief. En die tool heb je sowieso al in je Microsoftaccount. Er bestaan ook andere Belgische interne communicatiesystemen met veel mogelijkheden, maar die misschien net iets meer geschikt zijn voor grotere organisaties.

Maar hoe maak ik nu van mijn klassieke communicatie een meer sociale communicatie?

• Typisch aan sociale communicatie is dat je je communicatie verstuurt naar de mensen die deze informatie ook effectief nodig hebben. Je stapt dus af van de zogenaamde massacommunicatie waarbij alle informatie ook steevast naar iedereen wordt verstuurd. Als mensen te vaak informatie gaan krijgen die hen niet aanbelangt, gaan ze afhaken.
• Je kan ook een onderscheid maken tussen belangrijke informatie en minder belangrijke informatie. Vaak hebben die sociale communicatiesystemen, manieren om berichten bovenaan je tijdslijn vast te pinnen. Op die manier blijft een belangrijke boodschap altijd bovenaan zichtbaar.
• Je kan ook echt relevante informatie pushen. Dit betekent dat er meteen een notificatie wordt gestuurd naar de personen om het bericht te lezen. Ideaal als je heel snel bepaalde informatie wilt meedelen.
  • Wat pin of push je best?
    • Informatie over impactvolle veranderingen binnen een organisatie. Ook al is het slecht nieuws. Medewerkers zullen je openheid weten te appreciëren. 
    • Trainingen en opleidingen die moeten gevolgd worden. Zeker als je nieuwe hygiëne regels introduceert is het essentieel dat iedereen deze regels ook kent en toepast. 
• Bij e-mails waar je een bericht verstuurt naar verschillende mensen in ‘to’, ‘cc’ en ‘bcc’ – en waarbij iedereen reageert naar iedereen of net naar te weinig mensen – vervuil je heel snel ieders mailbox. Via een sociale communicatie tool behoud je meer structuur.
• Heb je lijnmanagers, ploegbazen of andere groepsverantwoordelijken binnen je organisatie dan spelen die een belangrijke rol in je sociale communicatie. Want zij staan net heel dicht bij de realiteit en weten dus heel goed hoe de praktijk er werkelijk aan toe gaat en waar hun ploegleden op botsen. Zij zijn het eerste aanspreekpunt voor die ploegleden en kunnen dus heel makkelijk die praktijk en bekommernissen tot bij de zaakvoerder brengen.
• Zo’n tool is ook ideaal om je groepsgevoel aan te wakkeren. Via foto’s, filmpjes en andere zaken kunnen de mensen vertellen hoe ze de job bij jou ervaren. Materiaal dat je dan heel dankbaar kan inzetten als je op zoek gaat naar nieuwe collega’s.
• Doordat operationele informatie veel makkelijk beschikbaar is, kunnen collega’s sneller leren van elkaar. Bijvoorbeeld. Iedere dag heb je 10 techniekers op de baan, die elk naar andere projecten gaan. Zij maken regelmatig hele speciale situaties mee en weten niet altijd hoe ze dat probleem daar moeten oplossen. Door dergelijke oplossingen op zo’n communicatieplatform te zetten zorg je ervoor dat andere collega’s bijleren als ze zelf voor een gelijkaardige situatie staan.
• En als laatste, zo’n sociale communicatie is als een tweede natuur voor de jongere generatie. Zij gebruiken amper mail en zijn veel beter vertrouwd met sociale berichten.

Met andere woorden, dergelijke sociale communicatie is absoluut de toekomst!

BIO

Hey, ik ben Evelyne Sinnaeve en een absolute fan van Employer Branding en Interne Communicatie. Via DELSI begeleid ik bedrijven in enerzijds hun zoektocht naar nieuwe collega’s en anderzijds ook de interne communicatie naar bestaande medewerkers toe.

3 kernwoorden die mij omschrijven! Gefundeerd – lange termijn en praktisch.

www.delsi.be
evelyne@delsi.be
Mijn LinkedIn pagina
Tel 0497 15 68 02