Hoe kan je na een periode van social distancing terug verbinding vinden? Hoe communiceer je opnieuw met werknemers, klanten en partners? Evelyne Sinnaeve, experte employer branding en interne communicatie bij Delsi, geeft enkele handige tips over interne communicatie mee.
Onze manier van werken is volledig door elkaar geschud. En voor veel bedrijven is deze nieuwe manier van werken verrassend plots gekomen. Velen waren nog niet klaar om bepaalde stappen te zetten. En moesten van de ene dag op de andere mensen van thuis uit laten werken en hadden daar in veel gevallen ook niet de juiste technologieën voor. Andere werknemers werden op technische werkloosheid gezet.
In beide gevallen betekende dit dat er een fysieke afstand kwam tussen de werkgever en de werknemer. Een beetje zoals: uit het oog, uit het hart. En niet voor een week of twee, maar meteen voor 2 maanden en in sommige gevallen nog veel langer. En die fysieke afstand zorgt voor een verminderde relatie tussen werkgever en werknemer.
Volgens een studie van Stijn Baert, professor arbeidseconomie aan de Ugent, gaf bijna 60%, begin april, al aan dat dit een negatief effect heeft op de band met hun collega’s. Want die missen de koffieklets-momenten. De kleine babbels tussendoor. Er zijn ondertussen wel al een pak virtuele alternatieven gelanceerd, maar toch is het niet hetzelfde als de persoon ook effectief rondom jou te hebben. Heb je al enkele van die virtuele koffieklets-momenten of afterwork-momenten gedaan? Geweldig, hou vooral vol! Ze lijken futiel, maar zijn eigenlijk essentieel in de relatie tussen werkgever en werknemer.
Bijna 50% van de werknemers zegt dat deze fysieke afstand een negatief effect heeft op hun band met hun werkgever. En dat is niet ideaal. Want hoe meer we de band met de organisatie verliezen, hoe meer kans we ook hebben dat die werknemers de organisatie ook effectief gaan verlaten. En dat is nu net wat we niet willen: wanneer de economie terug aantrekt, je onvoldoende personeel hebt om het werk te doen. Bedrijven waarbij de enige band met de werkgever het loon is, hebben een duidelijke achterstand ten opzichte van organisaties waar de werknemer zich wel meer verbonden voelt met zijn werkgever en dus ook meer gemotiveerd is.
Hoog tijd dus om aan die verbinding te werken om ervoor te zorgen dat die collega’s bij jou blijven en dat ze de nieuwe regels blijven toepassen. Dit alles start met communicatie. En dan bedoel ik niet af en toe eens een mailtje versturen of wat grapjes vertellen in een Whatsappgroep.
Maar gestructureerde communicatie met een doel:
- Je mensen informeren over wat er van hen verwacht wordt.
- Inspireren zodat ze de nieuwe regels blijven volhouden.
- Enthousiasmeren en aanmoedigen zodat ze die belangrijke verbinding terug opbouwen met het bedrijf en
- Tegelijk ook luisteren naar hun bezorgdheden.
Want in de huidige situatie is je sociale communicatie belangrijk. Communicatie waarbij je niet alleen vertelt wat de nieuwe regels zijn, maar ook communicatie waarbij je rechtstreeks in gesprek gaat met je medewerkers.
Hoe?
Stap 1 is alleszins je communicatie terug opbouwen met je werknemers. Door op regelmatige basis hen op de hoogte te houden van de situatie en hen eerlijk maar tegelijk ook geruststellend te informeren. Opteer hiervoor voor een vast ritme en vertel ook iedere keer wanneer de volgende informatie zal verstuurd worden. Geef hen perspectieven over de toekomst.
Heb je momenteel nog geen vaste communicatie naar je werknemers toe; begin er dan nu aan! Let ook op je bereik! Zorg ervoor dat je iedereen effectief bereikt en ga er niet zomaar van uit dat je iedereen bereikt. De communicatie met de nieuwe regels vanuit de overheid komt snel en de tijd die je hebt om je daarop aan te passen is vaak heel kort. Het is niet omdat je een mailtje hebt verstuurd naar je mensen dat die mensen dat daarom ook altijd binnen een paar uur hebben gelezen. Zeker als ze technisch werkloos zijn of als ze geen officieel e-mailadres hebben van het werk.
Bouw ook verschillende persoonlijke controle momenten in en organiseer op regelmatige basis mini-enquêtes bij je medewerkers. Aan de hand van een 5-tal vragen kan je goed polsen hoe goed zij zich voelen in deze situatie. Hoe weerbaar ze nog zijn. Hoeveel stress ze ervaren. Zo kan je goed bijhouden waar het goed en minder goed loopt en kan je snel ingrijpen waar nodig.
Wees positief, constructief maar vooral ook simpel en eenduidig. Zorg dat je communicatie makkelijk te verstaan is. Dat er ook maar één manier is om die informatie te interpreteren. Visuele affiches en pictogrammen werken daarbij altijd goed.
Wat ik iedere organisatie absoluut aanraad is om een motiverende video op te nemen met de zaakvoerder. Bij zo’n video primeert authenticiteit, eerlijkheid en empathie boven beeldkwaliteit. Tijdens zo’n video kan je heel oprecht vertellen wat de situatie is, wat je actieplannen zijn en hoe je werknemers daar een rol in kunnen spelen. Bedank ze ook voor hun inspanningen. Zo’n video werkt altijd goed. Vond je het leuk om te doen, dan kan je eventueel wekelijks zo’n korte video opnemen en intern verspreiden. Mensen kijken ook liever naar video, dan dat ze lange teksten lezen.
En als laatste. Wees geduldig. Deze situatie is voor iedereen nieuw en onwennig. Iedereen gaat opnieuw zijn draai moeten vinden en dat zal zijn tijd duren. We zien momenteel ook 2 grote groepen van mensen. De pessimisten, dus diegene die alles eerder negatief inzien en dus enorm veel schrik hebben voor zichzelf, hun gezondheid en hun job. Daar heb jij als werkgever een belangrijker geruststellende rol in. En de optimisten, zij die denken dat er hen niets kan overkomen. Da’s op zich niet slecht, maar dat zijn ook de eersten die de regels niet meer zullen respecteren. Je communicatie en richtlijnen blijven herhalen en ook uitleggen waarom is dus absoluut noodzakelijk.
