Dr. Nathalie Aelterman van de Impetus Academy (UGent) leerde ons in het webinar ‘Motiverend leiderschap’ van 7 juni, hoe je vanuit motiverend leiderschap het welbevinden én de prestaties van je medewerkers kunt verhogen.
Leidinggeven is durven loslaten en taken delegeren. Maar hoe doe je dat op een motiverende manier?
Om te begrijpen hoe je als leidinggevende op een motiverende manier taken kunt delegeren, staan we eerst even stil bij het onderliggende proces dat hierbij van belang is. Als leidinggevende verwacht je bij het delegeren van een taak dat je medewerker deze taak tot een goed einde brengt binnen de voorziene tijd. De motivatie van de medewerker om dat te doen, hangt af van de manier waarop je als leidinggevende de taak delegeert en welke context je voor je medewerker creëert.
Hoe meer je rekening houdt met de psychologische basisbehoeftes aan
- Autonomie
- verBondenheid
- Competentie
(d.i. ABC) bij je medewerkers, hoe meer ze taken opnemen vanuit een willen, eerder dan vanuit een moeten.
Wanneer medewerkers het gevoel hebben dat:
- ze zichzelf kunnen zijn op het werk (d.i. Autonomie),
- ze authentieke relaties kunnen opbouwen met anderen (d.i. verBondenheid),
- ze gewaardeerd worden voor wat ze doen en hun vaardigheden kunnen ontplooien (d.i. Competentie),
dan zitten ze boordevol energie en kunnen ze problemen gemakkelijker het hoofd bieden. Ze leggen meer focus aan de dag bij het uitvoeren van taken en zetten betere resultaten neer. Deze drie ABC-behoeftes fungeren met andere woorden als cruciale ‘vitamines voor de groei en motivatie’ van medewerkers.
Om bij het delegeren van taken de ABC-behoeftes van medewerkers maximaal te ondersteunen is een combinatie van structuur en een duidelijk kader enerzijds en ruimte voor autonomie anderzijds van essentieel belang.
Structuur
- Schep duidelijkheid,
- Bied overzicht,
- Volg consequent taken op
Zo krijgt je werknemer een helder zicht op:
- wat is het doel,
- wat is de deadline,
- welke ondersteuning heb je hiervoor nodig,
- welke achtergrondinformatie is beschikbaar of waar kan je deze vinden,
- wanneer checken we hoe de taak verloopt, etc.
Om zich competent te kunnen voelen in het volbrengen van de opgedragen taak is het immers belangrijk dat medewerkers weten wat de verwachtingen, doelstellingen en eventuele restricties zijn waarmee ze rekening dienen te houden.
- Daarnaast verwachten medewerkers ook de nodige begeleidingom deze taak tot een goed einde te kunnen brengen. Dit doe je door gepaste hulp te bieden, motiverende feedback te geven en de medewerker tot zelfinzicht te laten komen bij de uitvoering van de gedelegeerde taak. Zo kan je samen kijken welke stappen de medewerker reeds heeft afgelegd, waar de medewerker op dit ogenblik staat en wat er nodig is om verder aan de slag te kunnen. Je vertrekt daarbij vanuit een procesgerichte focus, waarbij je doel is om de medewerker stapgewijs te laten groeien in het invullen in de toebedeelde zelfstandigheid.
Autonomie
Bij het delegeren van een taak:
- ga je met je medewerker in dialoog,
- verleen je inspraak om samen te bekijken hoe de taak en de opvolging daarvan aangepakt wordt,
- bied je keuze.
Op die manier probeer je je aanpak optimaal af te stemmen op de voorkeuren van de medewerker. In samenspraak kan er bijvoorbeeld door de medewerker voor gekozen worden om de taak samen met een collega op te nemen. Het aannemen van participatieve houding zorgt ervoor dat medewerkers zich gehoord voelen en dat ze de ruimte ervaren om zelf beslissingen te nemen in hoe ze de taak graag willen aanpakken. Hierdoor zullen ze aan het eind van de rit meer eigenaarschap ervaren over het proces dat ze hebben afgelegd én het resultaat dat ze hebben neergezet.
Tot slot vormt ook het bieden van een zinvolle duiding over het ‘waarom’ van de taak een belangrijk aspect om je medewerker te motiveren deze gedelegeerde taak met plezier en volle overtuiging uit te voeren. Hoe meer medewerkers begrijpen wat het nut of de meerwaarde van de taak is (bv. voor de organisatie, de klant, de processen, het team, etc.), hoe meer medewerkers zich bereid weten om deze taak op te nemen. Deze afstemming is noodzakelijk, zeker wanneer de taak minder goed aansluit bij de interesses en passies van de medewerker.
Samengevat: wanneer je een taak wil delegeren, kan je best even stilstaan bij de volgende vragen:
- Hoe kan ik ervoor zorgen dat mijn verwachtingen t.a.v. de uitvoering van deze taak en de opvolging daarvan helder overgebracht worden?
- Hoe kan ik ervoor zorgen dat de medewerker de kans krijgt zijn eigenheid binnen te brengen bij het uitvoeren van deze taak?
- Hoe stem ik af zodat de medewerker de begeleiding krijgt die hij/zij nodig heeft om de taak tot een goed einde te brengen?
- Hoe kan ik de taak kaderen, zodat de medewerker deze als (persoonlijk) zinvol ervaart?
Impetus Academy is een spin-off van de Universiteit Gent, die besloot om na het jarenlang wetenschappelijk onderzoek naar motivatie en leiderschap de vertaalslag te maken naar de praktijk. Dat onderzoek leidde tot een overzichtelijk en begrijpelijk leiderschapskompas dat richting geeft aan leidinggevenden en organisaties voor het hanteren van een meer motiverende aanpak. Dit kompas legde ook de mogelijke valkuilen bloot.
