Een krakende microfoon. Een luidruchtig publiek. De klok die genadeloos wegtikt. Voor velen onder jullie wellicht zeer herkenbaar. Maar kan je dat eigenlijk leren, een goede presentatie geven? Wij riepen de hulp in van Wim De Vilder, journalist en nieuwsanker bij de VRT en een echte expert ter zake. Volgens hem zijn er 10 belangrijke vuistregels die je moet volgen bij het geven van een presentatie.
1. Ken je publiek
Om jezelf mentaal goed voor te bereiden op een presentatie is het belangrijk om te weten wie je publiek is en in welke setting de sessie plaatsvindt. Een auditorium is namelijk iets anders dan een sporthal. Een zittend publiek is helemaal anders dan een staand publiek. Afhankelijk van de setting zal je publiek dan ook kritischer of enthousiaster zijn. Hou daar rekening mee in je presentatie.
2. Bepaal het doel van je presentatie
Definieer heel goed wat de bedoeling is van je presentatie. Wat wil je dat je publiek onthoudt? Wat wil je dat je publiek gaat doen? Als je je doel niet genoeg hebt afgebakend, kunnen er heel wat afleidende boodschappen in je presentatie terechtkomen.
3. Hou de tijd in de gaten
Stem je slides af op de tijd die je hebt om door jouw powerpoint te gaan. Gebruik ook niet altijd dezelfde powerpoint voor je presentaties. Als je voortdurend slides moet overslaan, krijgt het publiek de indruk dat de presentatie niet voor hen bedoeld is. Ga daarom op voorhand door je presentatie en haal de overbodige slides eruit zodat je genoeg tijd hebt voor iedere slide. Ga zeker niet over je tijd.
4. Maak een technische checklist
Informeer je over de technische hulpmiddelen. Is er een beamer aanwezig? Is er een geluidsinstallatie, een microfoon of een headset beschikbaar? Sta je achter een spreekgestoelte of loop je vrij rond? Je kan heel veel tijd steken in het maken van een flashy presentatie, maar uiteindelijk de mist ingaan omdat de technische hulpmiddelen niet voorhanden zijn.
5. Denk aan je (lichaams)taal
Hou rekening met hoe je overkomt, wat je zegt en hoe je het zegt. Je presentatie heeft immers geen enkele zin als het publiek je niet gelooft, je niet begrijpt of je boodschap niet onthoudt.
6. Steek structuur in je presentatie
Bij het maken van een presentatie begin je best met de structuur. De structuur zorgt er immers voor dat je publiek de presentatie kan volgen en dat je zelf de draad niet kwijt raakt. Denk ook goed na over het slot van je presentatie, je conclusie. Hoe wil je je presentatie beëindigen? Welke boodschap geef je je publiek nog mee?
7. Kill Your darlings
Wees kritisch voor jezelf: is al die info, zijn al die slides echt nodig? Hoe meer je je kan beperken tot de essentie, hoe beter je verhaal zal doordringen bij je publiek. Dat wil niet zeggen dat je nooit mag herhalen, herhalen kan nuttig zijn. Maar skip de ballast, de dingen die niet echt bijdragen tot de hoofdboodschap.
8. Hou het interactief
Maak oogcontact met je publiek. Verdeel de zaal desnoods in kwadranten als je voor een groot publiek staat. Kijk naar linksboven en rechtsboven, naar linksonder en rechtsonder zodat de hele zaal zich betrokken voelt. Is het podium overbelicht en kijk je recht in een zwart gat, kijk dan niet naar de mensen op de eerste rij maar kijk in het zwart gat.
Stel vragen. Bij een kleine groep kan je de mensen aankijken en aanspreken. Bij een grote groep vraag je om de hand op te steken. Je stelt best geen open vragen, maar gesloten vragen. Eventueel kan je ook gebruikmaken van een online app.
Ga ook dicht bij je publiek staan. Zeker voor de intro, bij de start van je presentatie. Neem de volledige ruimte in. Hoe meer je rondloopt, hoe dynamischer het oogt. Probeer vooral niet te ijsberen, want dat maakt het publiek zenuwachtig.
9. Zorg dat je het publiek stil krijgt
Sta op een plek waar het hele publiek jou kan zien. Of op een podium als dat voorhanden is. Sta in het licht. Als het publiek helemaal rond jou staat, probeer er dan voor te zorgen dat je ronddraait. Zorg dat je iedereen kunt aankijken en dat iedereen zich aangesproken voelt.
Probeer ook te kiezen voor een ruimte met een goede akoestiek. Gebruik desnoods een geluidsinstallatie als die beschikbaar is en test die uit. Zorg er wel voor dat de boxen naar het publiek gedraaid zijn, zodat je overal goed hoorbaar bent.
10. Oefenen, oefenen, oefenen
Oefen je presentatie. Het zal je helpen om je tekst op een passionele manier te brengen. Probeer, als dat lukt, je tekst ook in te oefenen op de plek waar je je presentatie uiteindelijk zal geven. Dat helpt om gewoon te worden aan de zaal, het podium, de technische installatie.
Leer bij het oefenen vooral de structuur van je presentatie uit het hoofd, m.a.w. de volgorde waarin je je verhaal wilt vertellen. Dat geldt voor lange teksten maar zeker ook voor korte geïmproviseerde tekstjes.
Oefen luidop. Er is een groot verschil tussen het inoefenen van de presentatie in je hoofd en luidop. In je hoofd verloopt alles perfect: de slides zijn goed, de overgangen tussen de slides lopen vlot, je valt nooit over je woorden en de timing zit perfect. Luidop wordt het veel realistischer en krijg je een exacter beeld van de timing en weet je beter waar de presentatie nog niet helemaal perfect is. Bovendien onthoud je je tekst zo beter.
Heb je ons razend interessant event met Wim De Vilder gemist? Geen probleem, we zetten de meest interessante weetjes graag op een rij voor jou. Er zitten trouwens nog heel wat interessante sessies aan te komen. We hopen je dan ook te mogen begroeten op één van onze volgende activiteiten.