Hoe kan je na een periode van social distancing terug verbinding vinden? Hoe communiceer je opnieuw met werknemers, klanten en partners? Evelyne Sinnaeve, experte employer branding en interne communicatie bij Delsi, geeft enkele handige tips over interne communicatie mee.

Eigenlijk is het wel redelijk bizar dat alhoewel we vandaag met z’n allen volop actief zijn op sociale media, het tegelijk in onze bedrijven totaal nog niet ingeburgerd is. In onze privé tijd spenderen we vele uren op Facebook, LinkedIn, Instagram of Tiktok, … En dat is allemaal sociale communicatie. Dat betekent dus dat er niet alleen communicatie is vanuit een organisatie naar zijn volgers, maar dat je er ook kan op reageren via likes of comments. En er dus communicatie komt vanuit die volgers naar de organisatie toe.

Maar eens we op de werkvloer zijn, zien we dat niet meer. Nochtans is die dubbele en sociale communicatie een ware troef voor je bedrijf. Want enerzijds ga jij je werknemers informeren, het geeft tegelijk de mogelijkheid aan je werknemers om te reageren, hun fierheid te tonen en hun interesse te uiten.

Door die reacties van je medewerkers zie je ook meteen wat er leeft in je organisatie en kan je er heel wat uit afleiden: Heeft iedereen de informatie ontvangen? Hebben ze de informatie goed begrepen? Was alles duidelijk? Welke aspecten ben ik nog vergeten? Je kan als organisatie onmogelijk aan alle details hebben gedacht, maar door hen bij het proces en de uitvoering ervan te betrekken ga je je medewerkers net bevestigen in hun rol en hen ook waarderen.

Want als je een mail verstuurt, heb je eigenlijk geen flauw benul van de impact van die mail. En nog belangrijker. Is iedereen wel overtuigd van die communicatie of van die nieuwe richtlijn? Wat zijn de vragen en de bezorgdheden van de mensen? Eens je dat weet kan je ook veel persoonlijker in gesprek gaan met je medewerkers en uitleggen waarom bepaalde regels en richtlijnen er nu eenmaal komen.

Bedrijven die sociaal communiceren creëren meer impact en betrokkenheid. En net die betrokkenheid gaat het verschil maken omdat die meer betrokken medewerkers zich harder gaan willen inzetten bij dit economisch herstel. Die betrokkenheid vermindert ook het absenteïsme, het personeelsverloop en het aantal veiligheidsongevallen. Als dat allemaal niet mooi meegenomen is.

Op zich kan je dat op verschillende manieren doen. Via groepsgesprekken of zelfs een echte interne sociale communicatie tool.

Nu hoor ik je al zeggen: ah prima, ik heb een Whatsappgroepje met de collega’s dus ik ben goed bezig. Ik moet je teleurstellen. Whatsapp is geen goed alternatief. Want Whatsapp is eigenlijk een grote chaos. In zo’n Whatsapp groep heb je geen structuur, dus alle boodschappen zijn even relevant of net niet. Je kan daar ook onmogelijk echt belangrijke informatie in kwijt. Want door het informele karakter van de tool is er nul beveiliging. Iedereen kan gelijk welk bericht op eender welk moment uit de chat verder verdelen. Dan is Yammer een veel beter alternatief. En die tool heb je sowieso al in je Microsoftaccount. Er bestaan ook andere Belgische interne communicatiesystemen met veel mogelijkheden, maar die misschien net iets meer geschikt zijn voor grotere organisaties.

Maar hoe maak ik nu van mijn klassieke communicatie een meer sociale communicatie?

  • Typisch aan sociale communicatie is dat je je communicatie verstuurt naar de mensen die deze informatie ook effectief nodig hebben. Je stapt dus af van de zogenaamde massacommunicatie waarbij alle informatie ook steevast naar iedereen wordt verstuurd. Als mensen te vaak informatie gaan krijgen die hen niet aanbelangt, gaan ze afhaken.
  • Je kan ook een onderscheid maken tussen belangrijke informatie en minder belangrijke informatie. Vaak hebben die sociale communicatiesystemen, manieren om berichten bovenaan je tijdslijn vast te pinnen. Op die manier blijft een belangrijke boodschap altijd bovenaan zichtbaar.
  • Je kan ook echt relevante informatie pushen. Dit betekent dat er meteen een notificatie wordt gestuurd naar de personen om het bericht te lezen. Ideaal als je heel snel bepaalde informatie wilt meedelen.
    • Wat pin of push je best?
      • Informatie over impactvolle veranderingen binnen een organisatie. Ook al is het slecht nieuws. Medewerkers zullen je openheid weten te appreciëren.
      • Trainingen en opleidingen die moeten gevolgd worden. Zeker als je nieuwe hygiëne regels introduceert is het essentieel dat iedereen deze regels ook kent en toepast.
  • Bij e-mails waar je een bericht verstuurt naar verschillende mensen in ‘to’, ‘cc’ en ‘bcc’ – en waarbij iedereen reageert naar iedereen of net naar te weinig mensen – vervuil je heel snel ieders mailbox. Via een sociale communicatie tool behoud je meer structuur.
  • Heb je lijnmanagers, ploegbazen of andere groepsverantwoordelijken binnen je organisatie dan spelen die een belangrijke rol in je sociale communicatie. Want zij staan net heel dicht bij de realiteit en weten dus heel goed hoe de praktijk er werkelijk aan toe gaat en waar hun ploegleden op botsen. Zij zijn het eerste aanspreekpunt voor die ploegleden en kunnen dus heel makkelijk die praktijk en bekommernissen tot bij de zaakvoerder brengen.
  • Zo’n tool is ook ideaal om je groepsgevoel aan te wakkeren. Via foto’s, filmpjes en andere zaken kunnen de mensen vertellen hoe ze de job bij jou ervaren. Materiaal dat je dan heel dankbaar kan inzetten als je op zoek gaat naar nieuwe collega’s.
  • Doordat operationele informatie veel makkelijk beschikbaar is, kunnen collega’s sneller leren van elkaar. Bijvoorbeeld. Iedere dag heb je 10 techniekers op de baan, die elk naar andere projecten gaan. Zij maken regelmatig hele speciale situaties mee en weten niet altijd hoe ze dat probleem daar moeten oplossen. Door dergelijke oplossingen op zo’n communicatieplatform te zetten zorg je ervoor dat andere collega’s bijleren als ze zelf voor een gelijkaardige situatie staan.
  • En als laatste, zo’n sociale communicatie is als een tweede natuur voor de jongere generatie. Zij gebruiken amper mail en zijn veel beter vertrouwd met sociale berichten.

Met andere woorden, dergelijke sociale communicatie is absoluut de toekomst!

But nothing the copy said could convince her

and so it didn’t take long until a few insidious

Copy Writers ambushed her

Foto Evelyne Sinnaeve

Evelyne Sinnaeve

DELSI

Hey, ik ben Evelyne Sinnaeve en een absolute fan van Employer Branding en Interne Communicatie. Via DELSI begeleid ik bedrijven in enerzijds hun zoektocht naar nieuwe collega’s en anderzijds ook de interne communicatie naar bestaande medewerkers toe.

3 kernwoorden die mij omschrijven! Gefundeerd – lange termijn en praktisch.

www.delsi.be
evelyne@delsi.be
Tel 0497 15 68 02

  • Next PostHoe bind ik mijn werknemers aan mijn organisatie?